I . La politique

1. Le Centre international de recherche et de documentation sur les traditions et les langues africaines (CERDOTOLA) est soucieux de rendre l’information relative à ses missions, son programme-cadre scientifique, ses programmes de recherche, sa vision d’avenir, stratégies, et rencontres accessible au public. La politique d’accès à l’information du CERDOTOLA énonce les principes directeurs et les modalités de cette approche.
2. Le CERDOTOLA est attaché à la liberté de l’information et considère l’accès public à l’information comme un aspect essentiel de son engagement en faveur de l’ouverture et de la transparence et de ses obligations redditionnelles à l’égard des parties prenantes. Elle reconnaît l’existence d’une corrélation positive entre le partage de l’information, garant d’un haut niveau de transparence, et la participation du public aux activités soutenues par l’Institution.
3. La politique repose sur le postulat selon lequel toute information concernant les politiques culturelles des Etats et des Gouvernements, la valorisation du patrimoine africain, les productions et les stratégies du CERDOTOLA visés dans l’axe 6 du programme-cadre scientifique doit en principe être accessible au public.
4. Les exceptions au libre accès sont décrites dans les conventions d’édition et de publication de la Maison d’édition du CERDOTOLA.
5. La politique s’applique à l’ensemble des composantes du Secrétariat Exécutif, y compris les activités des Bureaux-Pays ou points focaux du CERDOTOLA.

II . Accès public

6. Le public peut consulter les informations relatives au CERDOTOLA qui sont normalement rendues accessibles par des moyens divers, notamment sur le site Web de l’Institution (www.cerdotola.org), sur les pages sociales du Centre, et par les services d’information du CERDOTOLA.

7.Sont accessibles au public les catégories d’informations relatives au CERDOTOLA ci-après :

a) Informations générales concernant les missions, le mandat et les fonctions de l’Institution ;

b) Déclarations rendues publiques par l’Organisation, notamment les déclarations du Secrétaire Exécutif ;

c) Principaux documents relatifs à la stratégie, au programme-cadre et aux projets du Centre ;

d) Les documents relatifs aux séances publiques des organes (Conseil d’administration et audiences), y compris les décisions prises et les comptes rendus analytiques de leurs travaux ;

e) Les informations concernant les activités au titre des programmes de recherche et des missions effectuées hors du siège de l’Institution ;

f) Les documents du CERDOTOLA relatifs aux activités des bureaux pays ou points focaux ;

g) Les informations générales concernant les activités des Départements, des programmes et des projets en cours au CERDOTOLA ;

h) Le catalogue du centre de documentation ;

i) D’autres types d’information :

• • Press book ;
  • Rouleaux annuels ;
  • Informations sur les partenariats ;
  • Ressources multimédia (vidéothèque, photothèque, sonothèque );

j) Rapports d’activités et d’évaluation des programmes et projets ;

k) Publications et notes techniques, telles qu’études, rapports et documents de travail du Secrétariat Exécutif ;

l) Archives libres (conformément au respect de la propriété intellectuelle et des droits d’auteurs).

III . Exceptions

8. Le CERDOTOLA est attaché à l’ouverture et à la transparence. Toutefois, le bon fonctionnement de l’Institution, les impératifs de confidentialité et la nécessité de protéger le personnel, les parties prenantes et les partenaires font obstacle à la divulgation de certaines catégories d’information.

Les catégories d’information dont l’accès est soumis à des restrictions sont notamment les suivantes :

a) Informations de nature délicate contenues dans les archives du Secrétariat Exécutif, telles que correspondances et fichiers administratifs, et en particulier :

• fichiers contenant des informations délicates sur les relations entre le CERDOTOLA et ses États membres ainsi qu’entre le CERDOTOLA et les communautés, et des organisations intergouvernementales ou non gouvernementales, et entre le CERDOTOLA et ses partenaires, dont le CERDOTOLA estime que la divulgation compromettrait gravement la concertation avec des États membres ou des partenaires d’exécution ;
• fichiers personnels, et toute autre information dont la divulgation risquerait de mettre en danger ou compromettre la vie, la santé ou la sûreté et la sécurité de membres du personnel et de leur famille ou d’autres personnes liées à l’Institution. Les règles en vigueur au CERDOTOLA font obligation à celle-ci d’établir et faire appliquer des mesures de protection appropriées assurant le respect de la vie privée des employés, experts et chercheurs associés au CERDOTOLA et la confidentialité des informations personnelles les concernant. En conséquence, le CERDOTOLA ne livre pas accès aux informations de nature à compromettre ces mesures de protection.
• b) Informations dont la divulgation risquerait de nuire à la réputation de certaines personnes, d’attenter à leur vie privée ou de menacer leur sécurité.
• c) Informations dont la divulgation risquerait de mettre en danger ou de compromettre la sécurité ou la bonne conduite d’une opération ou d’une activité quelconque du CERDOTOLA.
• d) Informations couvertes par le secret professionnel, ou ayant trait à une investigation, recherche ou ou enquête interne.
• e) Informations d’ordre commercial dont la divulgation pourrait nuire aux intérêts financiers du CERDOTOLA ou de tiers associés, ou qui sont couvertes par un accord de confidentialité.
• f) Informations concernant les délibérations et communications internes du CERDOTOLA.

IV  . Demandes d’information

9. Les informations non accessibles sur le site Web du CERDOTOLA (www.cerdotola.org) peuvent être communiquées à titre exceptionnel sur demande.
10. Les demandes de cette nature doivent être adressées au Secrétaire Exécutif: B.P 479 Yaoundé-Cameroun, Siège social: Bastos, Rue 1811/98 , Tél: (237) 222 20 70 40 / 222 30 31 44 , Fax: (237) 222 30 31 89, Courriel: contacts@cerdotola.org
11. Il sera accusé réception de toutes les demandes, auxquelles il sera normalement répondu dans un délai de 45 jours calendaires à compter de la date de réception. Dans le cas de demandes d’information nécessitant la recherche et/ou la reproduction de documents, le CERDOTOLA pourra facturer les coûts de fourniture des documents et de main-d’œuvre, qui seront communiqués au demandeur et devront être payés à l’avance.
12. La divulgation d’informations en réponse à une demande d’accès ne constituera pas une renonciation, expresse ou implicite, à l’un quelconque des privilèges et immunités reconnus au CERDOTOLA par sa convention de création de 1977 sur les privilèges et immunités des institutions spécialisées et dans divers accords de sièges, ou en vertu d’autres textes.
13. Le CERDOTOLA peut rejeter une demande, en tout ou en partie, dans les cas suivants :  en vertu des exceptions énoncées ou mentionnées dans la présente politique ;
    1. si la demande était de nature à grever excessivement les ressources du CERDOTOLA ;
    2. si la demande est abusive et/ou répétitive.
    3. Si une demande est rejetée, la décision de refus est motivée par écrit et accompagnée d’informations sur les recours prévus à la section V ci-après.

V . Réexamen et recours

15. En cas de rejet d’une demande officielle d’information, son auteur peut demander que la décision soit réexaminée par les services du Cabinet du Secrétaire Exécutif sur le droit à l’information.
16. Les demandes de réexamen doivent être envoyées à l’adresse suivante : cab.se@cerdotola.org .
17. Il sera accusé réception de toute demande de réexamen et le Cabinet du Secrétaire Exécutif examinera le rejet de la demande d’accès à un document ou une partie d’un document, et rendra sa décision finale dans les 90 jours calendaires suivant la date de réception de la demande de recours.

[1]        Aux fins de la présente politique, « information » s’entend de tous matériels imprimés ou électroniques.